Zła jakość dźwięku transmisji obrad sesji rady. Co robić? [PORADNIK]

Zła jakość dźwięku transmisji sesji rady. Transkrypcja niemożliwa do realizacji. Co robić? Poznaj 7 porad, jak poprawić jakość dźwięku sesji (i nie tylko)

Byłeś już w takiej sytuacji? A może właśnie teraz przez to przechodzisz?

Transmisja sesji rady zakończona, teraz trzeba zrobić transkrypcję.

Jako samorząd wysyłacie zlecenie do kilku firm, czekacie na wycenę, ale zamiast niej... dowiadujecie się, że żadna firma nie jest w stanie wykonać napisów.

Dlaczego?

Bo jakość dźwięku jest tragiczna. I teraz mamy prawdziwy problem, bo z jednej strony zgodnie z przepisami nagranie z transmisji obrad musi zostać udostępnione na stronie internetowej samorządu w sposób dostępny, czyli z transkrypcją, której... nie da się wykonać.

Od początku obecnej kadencji, czyli już pełne 2 lata, władze samorządowe mają obowiązek nagrywania i transmitowania obrad rady gminy, miasta, czy powiatu. Nagrania muszą być udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej jednostki publicznej.

Od kiedy zajęliśmy się nakładaniem napisów na obrady instytucji publicznych widzimy niestety, że nagrania nierzadko są tak słabej jakości, że na zawsze pozostaną bez napisów, bo… nałożenie ich po prostu jest niemożliwe.

Zła jakość dźwięku. O jakich sytuacjach mówimy?

Na przykład takich:

• Olbrzymia sala, kilkunastu radnych w maseczkach, jeden mikrofon, który nie radzi sobie ze zbieraniem dźwięku i... koszenie trawy za oknem.
• Albo świetnie wyposażona sala w mikrofony dla każdego radnego, ale... żaden z mikrofonów nie jest włączony. Albo są wycelowane w sufit lub w inną stronę, zamiast w mówiącego.
• Albo wielu mówiących jednocześnie, przerywających sobie nawzajem.

Takie materiały nie spełniają wymogów nie tylko dotyczących osób niepełnosprawnych. Taka sesja rady nie jest dostępna nawet dla osób w pełni sprawnych!

Co robić?

Nie trzeba od razu składać zamówienia na kilkutysięczny sprzęt nagłaśniający i nowe mikrofony, ponieważ... ⤵️

Wystarczy pamiętać o tych 7 rzeczach, dzięki którym poprawicie Państwo dźwięk na nagraniach z sesji rad i jednocześnie zagwarantujecie sobie, że już więcej żadna firma nie odmówi Wam wykonania transkrypcji.

Przedstawiamy Państwu poradnik jak w kilku krokach spełnić wymogi ustawy o dostępności i publikować obrady rady miasta, gminy czy sejmiku w sposób dostępny dla mieszkańców.

Naprawdę dostępny.

PORADA 1: Mów do mikrofonu. Jeśli jest tylko jeden, przygotuj mównicę i kolejność wystąpień.

Aby opracować napisy do sesji, wykonawca (lub program automatycznie tworzący napisy) musi słyszeć jakie słowa padły podczas sesji.

Trzeba pamiętać o tym, że wykonawca napisów, transkrypcji, w tych sesjach udziału nie wziął, więc nie jest w stanie nic sobie dopowiedzieć. On nie może zgadywać, domyślać się, co zostało powiedziane.

To trochę tak, jak z tłumaczeniem konferencji na żywo dla słuchaczy obcokrajowców. Czego siedzący w specjalnej budce tłumacz w nie usłyszy, tego nie przetłumaczy. A on słyszy tylko to, co zostało powiedziane do mikrofonów.

Czyli, co nie jest powiedziane do mikrofonu, to nie zostanie przetłumaczone. Tłumacz zamknięty w budce nie słyszy niczego, co dzieje się w sali obrad, oprócz tego, co jest powiedziane bezpośrednio do mikrofonu.

Dokładnie tak samo jest z programami automatycznie tworzącymi napisy oraz firmami, które wykonują transkrypcję, w tym również z korektą.

Dlatego bardzo ważne jest, aby każdy radny wypowiadał się do mikrofonu:

• Jeśli jest tylko jeden mikrofon proponujemy przygotowanie pulpitu lub mównicy, przy której każdy radny mógłby po podejściu zabrać głos.
• Jeśli są pytania, a tylko jeden mikrofon przy mównicy, to również należy poprosić radnego o podejście.

W ten sposób dbacie Państwo nie tylko o lepszą dostępność i gwarancję prawidłowego wykonania transkrypcji i napisów do sesji obrad rady, ale również sami porządkujecie swoje obrady, których przebieg staje się czytelniejszy, bardziej przejrzysty.

Przy złym nagłośnieniu niejednokrotnie słyszymy tylko wybrane słowa z wystąpienia burmistrza, czy też odczytu protokołu rady.

Niestety, w takiej sytuacji jesteśmy zmuszeni opisać materiał jako „[niezrozumiały]”. Nikt z nas nie podejmie się redagowania z kilku dosłyszanych słów pełnej wypowiedzi samorządowców, bo pamiętajmy, że mamy tu do czynienia z polityką, zmianami w wieloletnich prognozach finansowych, budżetami. Są to zwyczajnie zbyt poważne sprawy, żeby wykonawcy transkrypcji mogli na własną rękę „dopowiadać” to, co niezrozumiałe.

PORADA 2: Ustaw stół plenarny z wieloma mikrofonami przodem do sali i ustal odpowiednią odległość mikrofonu od mówcy

Jeśli przygotowany jest stół plenarny z kilkoma mikrofonami należy pamiętać o tym, aby stół ten był ustawiony do odbiorców na sali przodem, a nie bokiem.

Każdy prelegent odruchowo zwraca głowę do odbiorców na sali, co powoduje, że przy bocznym ustawieniu stołu… mikrofon jest najbliżej ucha prelegenta, a nie jego ust…

Zwróć uwagę na odległość mikrofonu od ust osoby wypowiadającej się. Tym bardziej w dobie koronawirusa, gdzie dodatkowym zakłóceniem dźwięku jest posiadanie maseczki na twarzy. Spotkaliśmy się już z sesjami rady, na których pomimo posiadania mikrofonu treść jest niezrozumiała. Szczególnie przy odczytywaniu np. stanu budżetu gminy lub protokołu obrad, gdy osoba prezentująca schyla głowę do kartki leżącej na biurku, zupełnie zapominając o mikrofonie.

Może rzeczywiście dobrym i wygodnym rozwiązaniem będzie mównica?

PORADA 3: Zabezpiecz sesję rady przed niepożądanymi dźwiękami z zewnątrz

Hałas kosiarki latem, dmuchawa do liści jesienią, odśnieżarki zimą... Jeśli na sali jest otwarte okno (a czasami tylko lekko uchylone), to skutecznie uniemożliwia to pracę osobom nakładającym napisy dla osób głuchych. Oznacza to, że taki film staje się również zupełnie niedostępny, również dla osób w pełni sprawnych.

Jeśli podczas obrad rady słychać dobiegające z zewnątrz dźwięki takie jak: koszenie, piłowanie, czy wiercenie, to należy obrady przerwać i poprosić osobę zakłócającą o zaprzestanie hałasowania i powrót do dalszej pracy po zakończeniu posiedzenia rady. Wiadomo, że remont łazienki w budynku gminy jest potrzebny, ale na czas trwania rady musi zostać przerwany.

PORADA 4: Ustal kolejność wypowiedzi i dobrze ustaw mikrofon podczas hybrydowej lub zdalnej sesji rady (online)

Wiele samorządów z powodu pandemii zdecydowało się na prowadzenie sesji rad w sposób zdalny lub hybrydowy (część lub wszyscy radni wypowiadają się za pomocą łączenia komputerowego na którymś z systemów do spotkań online typu Skype, Zoom, Clickmeeting itp.).

Bardzo ważnym elementem przy nagrywaniu sesji hybrydowych jest ustawienie urządzenia nagrywającego lub mikrofonu obok komputera, na którym wyświetlani są radni pracujący zdalnie. Wszyscy musimy się przyzwyczaić do tego typu obrad i często spotykamy się z problemami z połączeniem, bądź też równoczesnymi wypowiedziami radnych z sali i tych „z komputera”.

Dodatkowo dużym ułatwieniem jest oddawanie głosu pojedynczym radnym przez prowadzącego obrady.

PORADA 5: Umieszczenie prezentacji wyświetlanych podczas rady w kadrze kamery

Umieszczenie protokołu jest obowiązkiem, ale o umieszczeniu krótkich prezentacji, do których radni odnoszą się podczas swoich wystąpień często zapominamy.

Pamiętajmy o tym, że kamera często skierowana jest trwale na mównicę i zupełnie nie widać o jakim zrealizowanym projekcie Skarbnik, czy radny opowiada.

Dlatego oprócz samego dźwięku warto zatroszczyć się również o odpowiednie wykadrowanie obrazu i zadbać o widoczność ekranów, na których wyświetlane są prezentacje.

Wszyscy starajmy się zrobić tak, aby rady były prawdziwie dostępne dla naszych mieszkańców, którzy przecież są naszymi wyborcami!

PORADA 6: Przewodniczący rady ma tę moc!

Wiele problemów da się uniknąć już na początku. Wystarczy uświadomić radnych.

Dobrym przykładem przed startem obrad jest wystąpienie Przewodniczącego, który instruuje radnych, że mają mówić wyraźnie do mikrofonów, wyciszyć telefony i nie zakłócać obrad, ponieważ sesja jest nagrywana, a nagranie zostanie potem udostępnione publicznie.

PORADA 7: "Nie mam transkrypcji, nie dodaję napisów, nie dbam o dźwięk. I co mi zrobicie?" - czyli nie bagatelizuj problemu, bo prędzej czy później ktoś złoży skargę

To już się dzieje.

Znane są już nam precedensy dotyczące składania wniosku do KPA w sprawie złej jakości transmisji obrad.

Dosyć głośna była też sprawa, która trafiła do Dolnośląskiego Wojewody, kiedy to mieszkaniec Ścinawy, który z powodu niskiej jakości nagrań nie był w stanie oglądać transmisji sesji Rady Miejskiej zgłosił nienależyte wykonywanie obowiązku ciążącego na władzach lokalnych.

Na szczęście w przypadku Ścinawy nie było konieczności korzystania z ostatecznego środka, jakim jest odpowiedzialność prawnokarna, gdyż władze zdecydowały się na zakupienie odpowiedniego sprzętu do nagłaśniania.

Historia ścinawskiej rady może być przestrogą dla samorządów i historią sukcesu korzystania z przysługujących każdemu z mieszkańców instrumentów prawnych (wniosek w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego, skarga w rozumieniu KPA, ewentualnie zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa).

Jeśli będziecie Państwo trzymać się wskazówek i porad zamieszczonych powyżej, zapewnicie sobie gwarancję lepszej dostępności z transmisji oraz nagrań, do których już żaden Wykonawca nie odmówi wykonania transkrypcji.

"OK, wszystko rozumiem, mamy jakieś mikrofony, mamy nagłośnienie, ale potrzebujemy dobrej transkrypcji, napisów... Gdzie dowiem się, ile to kosztuje i czy w ogóle moje nagranie sesji rady jest dobrej jakości?"

Zrobisz to tutaj: Autoscribe.online. Bezpłatna wycena w 24h i wieloletnie doświadczenie w przygotowywaniu transkrypcji dla samorządów i jednostek samorządu terytorialnego.